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Präsentation erstellen – So geht’s

In diesem Artikel geht es um die Grundlagen, wie Sie eine Präsentation erstellen. Darüber hinaus finden Sie jeweils meine weiterführenden Hinweise in den jeweiligen Abschnitten.

Ich gehe mal davon aus, dass Sie wissen, wie man eine Präsentationssoftware bedient. Daher liegt hier der Fokus auf der Planung und der grundsätzlichen Gestaltung. Das ist schließlich die Basis. Die Bedienung der Software ist dann meist der einfache Teil.

Die Idee

Als erstes steht die Idee für die Präsentation. Am besten nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und schreiben die Idee in die Mitte des Blattes. Dann platzieren Sie weitere Elemente drum herum, wie z.B. Medium, Zielgruppe, Daten, Zitate, etc. Diese „Mind map“ hilft Ihnen, einen ersten Eindruck vom Thema und den Zusammenhängen zu bekommen. Das sollte der erste Schritt sein, noch bevor PowerPoint geöffnet wird.

Klären Sie die Anforderungen und die Zielsetzung der Präsentation. Dies ist die Basis für das weitere Vorgehen.

Das Ziel

Ebenfalls am Anfang der Planung steht die Frage nach dem Ziel der Präsentation: Was soll damit erreicht werden?

Elementare Ziele

Die elementaren Ziele sollten in der Regel schon vorher klar sein. Doch machen Sie sich trotzdem die Mühe, diese Ziele genau zu definieren und aufzuschreiben, damit sie nicht in Vergessenheit geraten. Mögliche Ziele könnten sein:

  • Der Geschäftsleitung die aktuellen Umsatzzahlen präsentieren
  • Die Kollegen über eine neue Marketingidee informieren
  • Dem Kunden das Produkt erklären
  • Die Firma bei potentiellen Neukunden vorstellen
  • Auf einer Konferenz ein Fachpublikum über Produktneuheiten informieren
  • Aktuelle Forschungsergebnisse präsentieren
  • etc.

Ich habe es leider schon oft erlebt, dass vielen im Publikum die eigentliche Botschaft des Vortrags gar nicht klar war. Wenn man selbst tief im Thema drin steckt, fehlt einem manchmal der objektive Blick. Daher definieren Sie das Ziel zu Beginn und erinnern Sie sich immer wieder daran, damit jedes Element in Ihrer Präsentation genau diesem Ziel dient.

Verdeckte Ziele

Beim Erstellen der Präsentation gehen leider oft die verdeckten Ziele unter. Was meine ich damit?

Verdeckte Ziele sind die Ziele, die hinter den elementaren Zielen versteckt sind aber genauso, wenn nicht sogar noch wichtiger sind. Angenommen, Sie haben den Auftrag einem Kunden die Funktion eines Produkts zu erklären. Dann wollen Sie natürlich auch, dass er das Produkt kauft. Sie müssen also nicht nur die technischen Eigenschaften erklären, sondern auch den Nutzen für den Kunden in den Vordergrund stellen.

Nebenbei haben Sie an dieser Stelle aber auch die Möglichkeit, ganz subtil die anderen ergänzenden Produkte aus Ihrem Portfolio vorzustellen oder auf Ihren tollen Kundenservice hinzuweisen. Auch wenn diese Aspekte nicht explizit gefordert sind, dienen sie dem übergeordneten Ziel, dem Kunden Service und Qualität zu verkaufen und damit auch Umsatz zu machen.

Überlegen Sie also immer, welche weiteren Wünsche und Ziele hinter dem vordergründigen Wunsch nach einer Präsentation stehen könnten.

Das Medium

Jetzt können Sie sich bereits überlegen, welche Medien am besten geeignet sind, Ihre Botschaft zu transportieren. Und das muss nicht immer PowerPoint sein.

Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

  • Möchte ich viele Bilder zeigen?
  • Benötige ich viele (unbekannte) Fachbegriffe?
  • Soll das Publikum mitarbeiten?
  • Wie groß ist das Publikum und der Raum?
  • Wieviel Vorbereitungszeit habe ich am Tag der Präsentation?

All diese Überlegungen fließen in die Planung zum Medium ein. In den meisten Fällen wird es aber wohl auf die Frage „Beamer oder Flipchart?“ hinaus laufen. Dazu habe ich diesen Artikel geschrieben: Beamer oder Flipchart: Was ist besser?

Wenn Sie sich für eine Präsentationssoftware entscheiden, achten Sie unbedingt auf eine klare und ansprechende Darstellung, die die Zuhörer nicht ablenkt.

Die grundsätzliche Bedienung der Software finden Sie am besten direkt beim Hersteller, z.B. hier für PowerPoint und hier für Keynote.

Ort

Den Ort an dem der Vortrag stattfinden wird, sollten Sie ebenso beachten, wenn Sie die Präsentation erstellen. Dabei geht es um so grundlegende Dinge wie:

  • Welche Technik (Mikrofon, Beamer, Beleuchtung etc.) ist vorhanden?
  • Wie ist die Sitzordnung und die Sicht nach vorne?
  • Wieviel Platz ist vorhanden?
  • Gibt es dort Möglichkeiten zur Vorbereitung?
  • Hat der Ort thematisch etwas mit dem Vortrag zu tun?

Dieser Aspekt wird leicht übersehen, aber Sie erkennen schon mit Hilfe der Fragen, welche Bedeutung davon ausgeht. Wenn Sie also die Möglichkeit haben, den Ort der Präsentation zu bestimmen oder zumindest vorher zu kennen, wird Ihnen das viel bei der Planung und Vorbereitung helfen.

Anschauungsmaterial

Welches Anschauungsmaterial kann Ihnen helfen, das Thema leichter begreiflich zu machen? Vielleicht können Sie Produktproben mitbringen oder einen Film über ein Objekt zeigen, dass zu groß und unhandlich ist. Je plastischer Sie das Thema Ihres Vortrags darstellen können, umso mehr sprechen Sie damit die Emotionen und damit das Unterbewusstsein Ihrer Zuhörer an.

Einleitung

Erstellen Sie unbedingt eine Liste von möglichen Einleitungen und testen Sie deren Wirkung. Im Optimalfall vor einem Testpublikum, ansonsten eben alleine. Die Einleitung muss auf jeden Fall das Thema klar kommunizieren, sie muss Interesse wecken und muss motivieren, sich die restliche Präsentation anzuhören.

Dazu verweise ich Sie gerne auf 8 Einleitungen für Ihre Präsentation.

Hauptteil

Der Hauptteil dient dazu, Ihr Anliegen zu unterbreiten, die Zuhörer entsprechend zu informieren und sie zur gewünschten Handlung zu veranlassen. Hier besteht häufig der Trugschluss, daß viele Informationen der beste Weg seien.

Natürlich müssen Sie eine gewisse Menge an Daten und Fakten liefern um glaubhaft zu wirken und einen Mehrwert zu bieten. Diese Menge muss natürlich aber auch an den Anlass und die Zielgruppe angepasst werden. Ein Vortrag vor lauter Professoren wird mehr in die Tiefe gehen müssen, als ein kurzer Themenüberblick vor einem gemischten Publikum mit geringen Fachkenntnissen.

Sie können aber in keinem Fall davon ausgehen, dass sich Ihr Publikum alles Wort für Wort merkt. Es soll die grundsätzliche Botschaft hängen bleiben. Mehr darf man in den meisten Fällen nicht erwarten.

Lesen Sie dazu gerne auch:

7 Dinge für maximale Begeisterung

Präsentieren für Ingenieure

Vortrag halten: 7 effektive Tipps von einem Zauberer

Technische Präsentationen: 10 einfache Tipps

Schluss

Der Schluss ist die ideale Möglichkeit, nochmal stark in Erinnerung zu bleiben. Bitte beenden Sie Ihre Präsentation daher nicht mit der klassischen „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“-Folie.

Viel besser ist es nochmal kurz (sehr kurz) die wesentliche Botschaft zu wiederholen. Wenn Sie es auch schaffen mit einer logischen Klammer eine Verbindung zu Ihrer Einleitung zu schaffen wäre es perfekt. Auf jeden Fall muss am Schluss eine Handlungsaufforderung stehen. Dem Publikum muss klar sein, was als nächstes zu tun ist, z.B. das Produkt kaufen, einen Beratungstermin ausmachen, eigene Verhaltensweisen ändern etc.

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Fazit

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, wenn Sie Ihre nächste Präsentation erstellen, bin ich mir sicher, wird die Wirkung deutlich besser sein als bisher.

Wie bei allem gilt aber auch hier: üben, üben, üben. Also bleiben Sie dran und beschäftigen Sie sich mit diesem spannenden Thema. Ich helfe Ihnen gerne dabei. Holen Sie sich doch mein kostenloses E-Book mit vielen weiteren Tipps.